Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych objętych tą Polityką jest VigilHorizon sp. z o.o., ul. 28 Czerwca 1956 r. 400, 61-441 Poznań, Polska; KRS 0001207251, NIP 7831942317, REGON 543322810. W sprawach prywatności i realizacji praw można napisać na privacy@vigilhorizon.pl, zadzwonić pod ogólny numer spółki +48 61 648 88 00 lub przesłać korespondencję na adres spółki.

Polityka dotyczy strony internetowej oraz korespondencji związanej z jej ofertą. Nie zastępuje informacji przekazywanych pracownikom, kandydatom ani klientom w ramach odrębnych procesów. Przetwarzanie danych w usługach SOC/NOC, audytach i projektach, w tym danych z systemów klientów, wymaga osobnego określenia ról, zakresu i podstawy prawnej, a w razie potrzeby umowy powierzenia.

2. Formularze i przekazywanie korespondencji

Formularz kontaktowy i kwestionariusz potrzeb mają przygotowaną obsługę wysyłki do vigilhorizon@vigilhorizon.pl za pośrednictwem poczty dhosting.pl (smtp.dpoczta.pl). Wiadomość jest przekazywana z technicznego konta website@vigilhorizon.pl, a podany przez Ciebie e-mail służy do odpowiedzi. Dopóki konfiguracja serwera pocztowego nie zostanie uzupełniona i uruchomiona, formularz informuje o niedostępności i nie wysyła zgłoszenia. Można wtedy skorzystać bezpośrednio z ogólnego adresu vigilhorizon@vigilhorizon.pl lub telefonu spółki.

Po uruchomieniu wysyłki serwer sprawdza poprawność zgłoszenia i ochronę antyspamową, a następnie przekazuje wiadomość do serwera pocztowego. Treść nie jest zapisywana w osobnej bazie formularzy tej aplikacji; jest przetwarzana podczas wysyłki i w poczcie obsługującej korespondencję. Potwierdzenie przyjęcia przez serwer SMTP nie oznacza jeszcze przeczytania wiadomości przez człowieka, rozpoczęcia świadczenia usług ani gwarancji doręczenia do folderu odbiorczego.

3. Zakres i źródła danych

Dane kontaktowe otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby kontaktującej się z nami. W sprawach organizacji możemy otrzymać dane jej przedstawiciela od tej organizacji lub innego uczestnika korespondencji. Gdy dane pochodzą z innego źródła, przekazujemy wymaganą informację o źródle i przetwarzaniu w terminie wynikającym z art. 14 RODO, z uwzględnieniem przewidzianych tam wyjątków.

• Formularz kontaktowy: wymagane są nazwa firmy, adres e-mail i numer telefonu oraz potwierdzenie zapoznania się z informacją o danych osobowych. Przetwarzamy także wybrany obszar usług, treść wiadomości i informacje podane w toku rozmowy. Korespondencja może obejmować imię, nazwisko i rolę służbową, jeśli zostaną przekazane.
• Kwestionariusz potrzeb: wymagane są nazwa firmy, adres e-mail oraz potwierdzenie zapoznania się z informacją o danych osobowych; numer telefonu pozostaje opcjonalny. Dodatkowo obejmuje opcjonalne liczby serwerów i komputerów oraz zainteresowanie pomocą w doborze SOC lub audytem. Wymagane pola są oznaczone w każdym formularzu.
• Dane techniczne: żądanie strony wiąże się z udostępnieniem obsługującemu je serwerowi m.in. adresu IP, żądanego zasobu i nagłówków przeglądarki. Lokalny serwer nie prowadzi dziennika wejść użytkowników. Zakres i okres logowania na hostingu produkcyjnym wymagają potwierdzenia przed publikacją.
• Nie przesyłaj przez ogólny kontakt haseł, kluczy dostępu, pełnych logów produkcyjnych ani danych szczególnych kategorii, np. informacji o zdrowiu. Do analizy materiałów wymagających ochrony uzgadniamy odpowiedni kanał i zakres dostępu.
• Ochrona formularzy: wynik obliczenia antyspamowego, krótkotrwałe identyfikatory weryfikacji, pseudonimowy skrót adresu IP do limitowania żądań oraz skróty zgłoszenia do ochrony przed duplikatami. Dane te nie są wykorzystywane do reklamy ani budowania profilu użytkownika.

4. Cele i podstawy prawne

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Podstawę dobieramy do konkretnego celu i relacji z osobą, której dane dotyczą; nie opieramy całej korespondencji na jednej, ogólnej zgodzie.

• Przygotowanie umowy na Twoje żądanie lub wykonanie umowy, której jesteś stroną jako osoba fizyczna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie danych niezbędnych do tych czynności. Sam fakt reprezentowania spółki nie czyni Cię stroną jej umowy.
• Odpowiedź na ogólne zapytanie, korespondencja z przedstawicielem organizacji i utrzymanie kontaktu w zgłoszonej sprawie: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest obsługa korespondencji i komunikacja biznesowa, z uwzględnieniem praw i rozsądnych oczekiwań rozmówcy.
• Realizacja obowiązków prawnych, w tym obsługa praw wynikających z RODO i przechowywanie dokumentów wymaganych prawem, jeśli powstaną: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z odpowiednim obowiązkiem.
• Ochrona serwisu i korespondencji przed nadużyciami oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem jest bezpieczeństwo i ochrona praw; zakres danych musi być proporcjonalny do rzeczywistej potrzeby.
• Odrębne, dobrowolne działania wymagające zgody mogą być oparte na art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Obecna strona nie zapisuje do newslettera. Wysłanie zapytania, zaznaczenie potwierdzenia zapoznania się z Polityką ani akceptacja Regulaminu nie stanowią zgody na przyszły marketing. Komunikacja marketingowa kanałami objętymi art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga spełnienia jego warunków.

5. Dobrowolność podania danych

Przeglądanie treści nie wymaga podania danych kontaktowych. Podanie danych w korespondencji jest dobrowolne, ale brak adresu zwrotnego lub informacji potrzebnych do zrozumienia sprawy może uniemożliwić odpowiedź, przygotowanie propozycji lub realizację żądania. Nie trzeba podawać danych niezwiązanych ze sprawą. Obowiązek wynikający z konkretnego przepisu lub umowy wyjaśniamy w odpowiednim procesie.

6. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Do obsługi rzeczywistej korespondencji mogą być potrzebni upoważnieni pracownicy i współpracownicy oraz dostawcy hostingu, poczty i wsparcia IT. Jeżeli przetwarzają dane w naszym imieniu, wymagane są odpowiednie umowy i polecenia przetwarzania. Dane mogą otrzymać także doradcy prawni lub inni uprawnieni odbiorcy, gdy jest to konieczne, oraz organy publiczne w granicach prawa. Nie sprzedajemy danych kontaktowych.

Przewidziana obsługa poczty korzysta z dhosting.pl; dane z aktywnego formularza trafiają do naszej skrzynki za pośrednictwem tego dostawcy. ALTCHA działa na infrastrukturze serwisu, bez przekazywania zgłoszeń operatorowi ALTCHA. Przygotowana integracja Google Tag Manager służy zarządzaniu tagami pomiarowymi i może łączyć się z Google dopiero po zgodzie na analitykę. Konfiguracja tagów Google Analytics 4 w kontenerze oraz odbiór danych przez tę usługę wymagają osobnego potwierdzenia. Dostawca hostingu strony, właściwy podmiot Google, umowy powierzenia, lokalizacje przetwarzania i ewentualny dostęp spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) wymagają potwierdzenia przed publikacją. Nie zapewniamy bez takiej weryfikacji, że wszystkie procesy pozostają wyłącznie w EOG.

Przed uruchomieniem procesu obejmującego transfer poza EOG trzeba ustalić właściwą podstawę z rozdziału V RODO, np. decyzję o odpowiednim stopniu ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, oraz przekazać informację o zastosowanym rozwiązaniu i sposobie uzyskania jego kopii. Sama obecność standardowych klauzul umownych nie zastępuje oceny warunków transferu i koniecznych środków uzupełniających.

7. Jak długo przechowujemy dane

Okres zależy od celu, rodzaju sprawy i obowiązków prawnych. Nie stosujemy jednego terminu do wszystkich wiadomości i dokumentów. Gdy cel ustaje i nie istnieje dalsza podstawa, dane należy usunąć lub skutecznie zanonimizować; samo przechowywanie „na wszelki wypadek” nie jest odrębnym celem.

• Zapytania: przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zamknięcia sprawy, a dłużej tylko w zakresie niezbędnym do udokumentowania ustaleń lub ochrony konkretnych roszczeń, z uwzględnieniem właściwego terminu przedawnienia.
• Współpraca: przez czas potrzebny do wykonania umowy, a następnie w zakresie wymaganym przez odpowiednie obowiązki prawne lub uzasadnioną ochronę roszczeń. Dokumenty księgowe podlegają właściwym terminom ustawowym; nie oznacza to takiego samego okresu dla całej korespondencji.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu, z zastrzeżeniem danych potrzebnych do wykazania zgodności z prawem. Sprzeciw wobec uzasadnionego interesu rozpatrujemy zgodnie z art. 21 RODO.
• Cookie językowe: sesyjne, bez ustawionego terminu trwałego przechowywania; można je usunąć wcześniej. Przeglądarki z funkcją przywracania sesji mogą zachować cookie po ponownym uruchomieniu. Operacyjny harmonogram retencji poczty, logów i kopii zapasowych wymaga potwierdzenia przed produkcyjnym wdrożeniem.
• Mechanizmy antyspamowe: ważność wyzwania ALTCHA wynosi 5 minut. Powiązane dane weryfikacyjne i limity żądań w pamięci są czyszczone automatycznie, najpóźniej w ciągu 30 minut przy działającym serwerze. Ewidencja skrótów i statusów zgłoszeń służąca zapobieganiu podwójnej wysyłce ma okres ważności 24 godzin; wygasłe wpisy usuwa proces porządkowania przy uruchomieniu oraz w cyklu do 15 minut. Ewidencja nie zawiera treści wiadomości ani jawnego adresu IP.

8. Twoje prawa

Zakres uprawnień zależy od podstawy i okoliczności przetwarzania. Żądanie można przesłać na privacy@vigilhorizon.pl lub adres spółki. Nie trzeba używać szczególnego formularza. Jeśli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, możemy poprosić o dodatkowe informacje konieczne do jej potwierdzenia; nie wymagamy automatycznie kopii dokumentu tożsamości.

• Dostęp do danych i ich kopia oraz sprostowanie danych nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych.
• Usunięcie danych i ograniczenie przetwarzania w przypadkach określonych w RODO. Usunięcie nie zawsze jest możliwe, np. gdy dalsze przechowywanie wynika z prawa lub jest niezbędne do obrony roszczeń.
• Przenoszenie danych dostarczonych przez Ciebie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany, w granicach art. 20 RODO.
• Sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wtedy nie przetwarzamy dalej danych, chyba że wykażemy prawnie uzasadnione nadrzędne podstawy albo potrzebę ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga uzasadnienia.
• Wycofanie zgody w dowolnym momencie, jeśli jest podstawą danego działania. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

9. Odpowiedź na żądanie i skarga

Informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Gdy jest to konieczne ze względu na złożoność lub liczbę żądań, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach informujemy w pierwszym miesiącu. W razie odmowy wyjaśniamy przyczyny oraz dostępne środki ochrony.

Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. Opłata lub odmowa mogą nastąpić wyłącznie w granicach RODO, m.in. przy żądaniach ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, po wykazaniu tych okoliczności.

Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), w szczególności gdy uważasz, że przetwarzanie narusza RODO. Aktualne sposoby składania skarg są dostępne na uodo.gov.pl. Wcześniejszy kontakt z nami może pomóc rozwiązać sprawę, ale nie jest warunkiem wniesienia skargi. Zachowujesz również prawo do sądowej ochrony praw.

10. Cookies, pamięć przeglądarki i ustawienia

Do zapamiętania wyboru języka używamy własnego pliku cookie: vh_language, o wartości pl albo en. Zapis następuje po ręcznym użyciu przełącznika języka; już zapisany wybór jest przy otwarciu strony przekształcany w cookie sesyjne. Cookie przechowuje wyłącznie preferencję językową w ramach sesji i działa w obrębie witryny; ma atrybut SameSite=Lax, a przy HTTPS także Secure. Nie zawiera nazwiska, adresu e-mail ani identyfikatora reklamowego.

Służy odtworzeniu wyraźnie wybranego przez Ciebie języka. Ten konkretny mechanizm jest traktowany jako niezbędny do realizacji zamówionej funkcji zgodnie z art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej; nie rozszerza to wyjątku na analitykę ani reklamy. Bez zapisanej preferencji strona odczytuje język przeglądarki: polski prowadzi do /pl/, pozostałe języki do /en/, a brak informacji do polskiej wersji domyślnej. Bezpośredni adres /pl/ lub /en/ pozwala wybrać wersję.

Wybór dotyczący analityki zapisujemy w pamięci localStorage przeglądarki pod nazwą vh_analytics_consent. Zapis zawiera zgodę albo odmowę, czas wyboru oraz wersję zasad zgody i jest odczytywany przez maksymalnie 180 dni lub do zmiany tej wersji. Służy odtworzeniu decyzji i nie zawiera treści formularza ani identyfikatora reklamowego. Ustawienie dotyczy konkretnej przeglądarki i adresu witryny. Możesz zmienić je przez Ustawienia prywatności w stopce albo usunąć w przeglądarce; po usunięciu przed kolejnym uruchomieniem analityki potrzebny będzie ponowny wybór. Ten okres nie określa ważności ewentualnych cookies GA4 ani retencji danych w Google.

Cookie można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Strona pozostaje dostępna, ale może nie pamiętać wyboru przy ponownym wejściu. Wyszukiwarka katalogu zapisuje hasło i filtr w adresie strony, więc mogą znaleźć się w historii przeglądarki lub udostępnionym linku. Nie wpisuj w wyszukiwarce danych poufnych.

11. Analityka, ochrona antyspamowa i linki

Google Tag Manager (GTM) służy zarządzaniu tagami pomiarowymi. Przygotowaliśmy jego integrację z mechanizmem zgody na analitykę. GA4 jest planowanym odbiorcą danych o korzystaniu z serwisu; dostępność publicznego skryptu kontenera i samo podłączenie GTM nie potwierdzają konfiguracji tagów GA4 ani odbioru zdarzeń przez Google Analytics. Przekazywanie danych wymaga odpowiedniej konfiguracji i jej weryfikacji. Kontener może zawierać dodatkowe tagi, dlatego przed wdrożeniem tej wersji serwisu trzeba sprawdzić ich rzeczywisty zakres i zgodność z tą Polityką.

Na docelowej domenie skrypty GTM i tagi Google są blokowane do czasu dobrowolnej zgody na analitykę. Przed wyborem oraz po odmowie udzielonej przed załadowaniem tych narzędzi nie wysyłamy do Google danych analitycznych ani żądania pobrania kontenera. Zgodę można wyrazić lub odrzucić równorzędnymi przyciskami; odmowa nie ogranicza treści ani kontaktu. Ustawienia prywatności w stopce pozwalają zmienić decyzję. Wycofanie zapisuje odmowę, zatrzymuje przekazywanie nowych zdarzeń przez serwis i usuwa rozpoznane cookies GA dostępne dla strony. Jeżeli kontener był już załadowany, dokument jest przeładowywany, aby przywrócić blokadę jego uruchomienia. Nie usuwa to danych już przekazanych. Przetwarzanie na podstawie zgody uwzględnia art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

Pobranie kontenera GTM po zgodzie oznacza połączenie z infrastrukturą Google i przekazanie danych technicznych żądania. Nie jest to dowód odbioru zdarzeń przez GA4. Przed publikacją i uruchomieniem pomiaru uzupełnimy informacje o właściwym podmiocie Google, odbiorcach, podstawie transferów poza EOG, rzeczywistych cookies i ich ważności oraz retencji danych. Ważność cookie nie jest tym samym co okres przechowywania danych użytkowników i zdarzeń w GA4; ustawienia te nie obejmują w ten sam sposób raportów zagregowanych. Zdarzenia przygotowane przez serwis nie zawierają treści wiadomości, e-maili, telefonów, haseł wyszukiwania ani parametrów zapytania i fragmentów adresu URL. Tagi w GTM oraz pomiary automatyczne GA4 również wymagają sprawdzenia, aby nie rozszerzały tego zakresu.

Do ochrony działających formularzy wybraliśmy ALTCHA w wersji utrzymywanej na infrastrukturze serwisu, bez konta u zewnętrznego dostawcy CAPTCHA. Przeglądarka wykonuje obliczenie, a wynik sprawdza nasz serwer. W tej konfiguracji ALTCHA nie zapisuje cookies, nie zbiera sygnatur zachowania kursora i przewijania ani nie wysyła danych do operatora ALTCHA. Weryfikacja i limitowanie zgłoszeń służą ochronie przed nadużyciami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Gdy weryfikacja nie działa na danym urządzeniu, można skorzystać z e-maila lub telefonu.

Odnośniki do Clutch, Facebooka, X, LinkedIn i innych stron są zwykłymi linkami. Ich operatorzy zaczynają obsługiwać Twoje przejście po aktywowaniu odnośnika na zasadach własnych polityk. Przyciski udostępniania artykułu przekazują wskazany adres artykułu, a w przypadku X także jego tytuł. Zewnętrzny operator może odczytać dane techniczne połączenia.

Zakres opisany w tej Polityce obejmuje analitykę statystyczną, a nie profilowanie reklamowe. Nie przewiduje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na użytkownika. Uruchomienie dodatkowych celów lub tagów wymaga uprzedniej oceny podstawy przetwarzania, odpowiedniej informacji i wymaganej zgody.

12. Bezpieczeństwo i aktualizacje

Środki ochrony powinny odpowiadać ryzyku, charakterowi danych i rzeczywistej konfiguracji, w szczególności obejmować kontrolę dostępu i bezpieczną obsługę korespondencji. Lokalny podgląd HTTP nie jest deklaracją zabezpieczeń hostingu produkcyjnego. Przed publikacją trzeba potwierdzić konfigurację HTTPS, uprawnienia, kopie zapasowe, obsługę incydentów oraz umowy z dostawcami. Żaden opis na stronie nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka.

Wersja dokumentu: 18 października 2026 r. Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, funkcje lub sposób przetwarzania danych. Istotną zmianę celu lub zasad komunikujemy odpowiednio do jej znaczenia; nowa wersja dokumentu sama w sobie nie zastępuje wymaganej zgody ani innej podstawy prawnej. Informacje o aktualnej wersji są dostępne na stronie oraz w pliku PDF.